Perencanaan Bisnis dan Layanan yang Optimal di Tengah Pandemi

Selama pandemi ini, keselamatan menjadi nomor satu bagi semua orang. Adanya batasan untuk keluar rumah agar dapat mengurangi risiko transmisi virus membuat seluruh operasional bisnis menjadi berubah total. Kini, hampir seluruhnya dilakukan secara online tanpa adanya kontak fisik antar manusia. Kesehatan dan kebersihan menjadi prioritas perusahaan dalam menjalankan bisnis di tengah pandemi.

Namun, itu saja tidak cukup. Dibutuhkan perencanaan yang mengimplementasikan service engineering dengan mitigasi risiko agar bisnis tetap berjalan lancar walaupun dalam krisis pandemi. Hal yang sama juga diungkapkan dalam “The International Seminar on Service and Information System and Engineering” yang diselenggarakan oleh Doctor of Computer Science BINUS Graduate Program-BINUS University dengan – International Institute of Applied Informatics (IIAI) Japan, The Advanced Institute of Industrial Technology (AIIT) Japan, IEEE Computer Society Indonesia Chapter, dan Research Interest Group Intelligent System BINUS University pada Selasa lalu (9/6).

Seminar ini membahas seputar apa saja yang harus dipersiapkan oleh sebuah bisnis agar bisa melayani customer setidaknya dalam kurun waktu 24/5. Berikut langkah perencanaan untuk mengoptimalkan bisnis dan layanan di tengah pandemi.

Operasional Bisnis secara Internal

Salah satu jenis mitigasi risiko yang perlu dilakukan untuk menjamin kontinuitas bisnis adalah menerapkan protokol kesehatan sesuai anjuran World Health Organization (WHO) dan pemerintah. Contohnya seperti larangan untuk melakukan perjalanan bisnis ke luar daerah atau luar negeri, pengecekan suhu sebelum masuk ke gedung kantor atau tempat kerja, memakai masker, disediakannya hand sanitizer dan wastafel untuk cuci tangan.

Sebelum akhirnya bisa membuka kembali atau menjalankan operasional bisnis dalam kondisi new normal, perlu merencanakan sistem kerja internal yang sesuai supaya para karyawan bisa sepenuhnya terlindungi dari paparan virus. Bisa juga melakukan evaluasi protokol atau melakukan benchmark protokol yang diterapkan oleh perusahaan lain dalam lingkup industri yang sama.

Optimalisasi SaaS dan Sistem Perusahaan

Adanya pandemi ini membuat hampir seluruh perusahaan menerapkan sistem kerja dari rumah atau work from home (WFH). Tentunya, sistem ini membutuhkan persiapan khusus, mulai dari infrastruktur IT, penyediaan perangkat kerja, serta proses kerja yang harus dimodifikasi lagi. Jika sebelumnya rapat atau briefing dilakukan secara tatap muka, maka sekarang harus dilakukan secara online dengan menggunakan layanan online video conference.

Periksa kembali infrastruktur dan layanan lainnya seperti SaaS (Software as a Service) atau IaaS (Infrastucture as a Service), cloud server, dan software perusahaan, apakah sudah bekerja optimal atau belum. Dengan diberlakukannya WFH, jelas workload atau beban pekerjaan yang dilakukan secara online akan lebih besar lagi.

Jika menggunakan pihak ketiga dalam penyediaan layanan sistem berbasis online, jangan lupa untuk melengkapi dengan Service Level Agreement (SLA) untuk melindungi hak perusahaan Anda sebagai klien. Hal terpenting lainnya adalah memiliki tim IT support yang dapat bekerja secara remote dan menangani segala urusan atau masalah yang mungkin saja terjadi sewaktu-waktu.

Kalkulasi Risiko dan Buat Emergency Scenario

Dikarenakan segala pekerjaan dilakukan secara online, bisa dikatakan kalau data perusahaan yang bersifat sensitif akan lebih mudah untuk dibobol oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Untuk menghindari hal ini terjadi, selalu periksakan sistem keamanan aplikasi dan software yang digunakan perusahaan. Pastikan juga untuk menggunakan layanan Virtual Private Network/VPN.

Perhitungkan risiko atau masalah apa saja yang dapat terjadi, baik dalam segi proses bisnis, performa karyawan, maupun teknologi yang digunakan. Setelah itu, bentuk rencana atau emergency scenario yang merangkum segala macam solusi yang bisa diambil ketika masalah tersebut betul terjadi. Selalu lakukan persiapan dini untuk menghadapi segala kondisi, seperti imbauan untuk menutup kantor, resesi keuangan, dan lain sebagainya. Dengan begitu, Anda dapat mempersiapkan kembali rencana untuk “menyembuhkan” kondisi perusahaan.

Tetap Jalin Komunikasi

Walaupun segala operasional dan proses bisnis dilakukan secara remote alias tanpa tatap muka, tetapi komunikasi tetap menjadi salah satu hal fundamental dalam kelangsungan sebuah perusahaan, baik yang menjual produk maupun jasa. Secara internal, gunakan aplikasi online chatting seperti WhatsApp atau aplikasi video conference seperti Zoom untuk saling berhubungan. Untuk bisa memantau setiap progress pekerjaan karyawan, Anda juga bisa menggunakan online project management software.

Tidak ketinggalan juga jalinan komunikasi dengan customer. Selama pandemi ini, orang-orang akan semakin sering untuk membuka media sosial dan beralih ke internet sebagai sumber informasi dan hiburan. Ini merupakan kesempatan yang tepat bagi bisnis untuk bisa meningkatkan brand loyalty dan brand awareness, tentunya melalui teknologi seperti media sosial.